Une étude du site Fuze a montré que 67 % des managers jugeaient les réunions « inefficaces », alors que 25 millions d’entre elles sont organisées tous les jours aux Etats-Unis ! Ce constat s’applique également aux entreprises françaises, où les réunions sont souvent considérées comme improductives. Pour les entrepreneurs, comment s’organiser pour que les réunions redeviennent utiles ?

Définir un but précis

Bien que de nombreuses entreprises tiennent des réunions de manière régulière, cette pratique n’est pas recommandée. Il paraît plus pertinent d’organiser des réunions lorsque la situation l’exige, et non pas par simple habitude. Une réunion de travail ayant un objectif précis aura bien moins de chance d’être une perte de temps. Elle doit permettre avant tout de faire avancer les projets en cours.

Choisir un dispositif adapté

Une réunion se passera mieux si elle est organisée dans un cadre adapté. La classique salle de réunion est un bon choix, à condition d’être suffisamment grande et lumineuse. On évitera les endroits sans fenêtres ou mal insonorisés. Le bureau d’un dirigeant, cadre trop strict, n’est pas une bonne idée ici. On conseille de ne pas faire durer une réunion trop longtemps : une heure, voire deux au maximum.

Sélectionner les personnes

En 2014, un sondage IFOP a montré que 90 % des cadres s’étaient déjà sentis inutiles en réunion. Pour éviter cela, la solution est d’organiser des réunions uniquement avec les collaborateurs concernés par les questions abordées. Envoyer à l’avance des documents de travail aux participants est aussi un bon moyen de les garder impliqués. Pour éviter la confusion, on évitera les réunions à plus de dix.

Instaurer un respect strict des horaires

Les horaires fluctuants sont l’un des défauts récurrents des réunions. Il est indispensable d’assurer à tous que les heures de début et de fin de la réunion seront respectées. Les retards devront faire l’objet de remarques pour ne pas qu’ils se reproduisent. Chacun doit pouvoir s’exprimer sur les sujets prévus, l’organisateur de la réunion devant s’assurer que personne ne déborde sur le temps de parole des autres.

Fixer un ordre du jour

Quelques thématiques claires doivent présider à chaque réunion. Un ordre du jour connu de tous sera le point principal de la discussion. Les thèmes devant être obligatoirement abordés seront rappelés au début et peuvent être présentés sur un tableau. Seuls quelques sujets seront évoqués pour des échanges plus constructifs, de sorte que les débats ne s’égarent pas dans toutes les directions.

Prôner l’écoute active

L’ennui est l’écueil à éviter dans une réunion. Il faut pouvoir donner du rythme aux échanges, en choisissant un animateur impliqué, au fait des problématiques et avec lequel tous les participants seront à l’aise. Ceux-ci doivent être invités à s’exprimer, mais uniquement dans le cadre des thématiques fixées : les réunions ne doivent pas virer aux règlements de comptes entre salariés.

Penser à faire une synthèse

Enfin, chaque réunion doit faire l’objet d’une synthèse orale dans ses dernières minutes, revenant sur les décisions prises, les tâches à effectuer et les prochaines questions devant être discutées. Dans les 24 heures, chaque participant recevra ensuite par mail un court résumé (2 pages maximum) de la réunion pour plus d’efficacité.