C’est le retour au présentiel dont on connaît aujourd’hui la valeur pour créer la cohésion des équipes ou pour entretenir les relations humaines que ce soit les clients, les partenaires qui sont si riches d’opportunités… Si vous désirez mettre sur pied une conférence qui aura d’excellentes retombées, prenez garde de ne pas cumuler les maladresses et les erreurs. Le succès de votre conférence établira votre crédibilité dans votre secteur et vous donnera l’image d’un leader d’opinion mais aussi d’une référence. N’hésitez donc pas à bien préparer une conférence en amont.

Trouver un conférencier

La qualité de votre conférence repose certes sur le contenu que vous voulez communiquer à un public, mais également sur la personne investie du rôle de conférencier. En effet, le conférencier peut être un véritable vecteur de sens et un atout majeur pour le caractère inoubliable de l’événement dont vous êtes l’instigateur.

Les propos du conférencier seront d’autant plus écoutés et appréciés si celui-ci a la faculté d’apporter à la fois de la nouveauté, de la connaissance du sens et du vécu.

Qui choisir comme conférencier ?

Obtenir de grands noms et professionnels établis sera également une grande « drawcard » aux participants, mais qui peut générer des frais importants.

L’avantage d’un conférencier inconnu des salariés/auditeurs est qu’ils ne seront au moins pas chargés d’a priori négatif. Les premières secondes s’avèrent dans ce cas cruciales pour se faire accepter du public ; il est donc nécessaire pour le conférencier de savoir s’adapter rapidement et de jouer un rôle de médiateur afin de connecter ce qui doit l’être.

Dans la mesure où le conférencier aura des chances de se retrouver face à des interlocuteurs experts du domaine, il doit apporter une forte valeur ajoutée et cultiver sa différence en faisant preuve d’originalité tout en interpellant son public pour le faire réagir et le conquérir. Si le conférencier est pris par le temps pour préparer, proposez-lui un rendez-vous téléphonique ou une visioconférence. Mais cette étape ne doit jamais être sous-estimée.

Quels délais prévoir pour trouver les conférenciers ?

Pour une conférence vraiment réussie, compter un mois à un mois et demi de préparation. Même si l’organisation est assez simple, il faut avoir le temps d’obtenir l’autorisation d’utiliser la salle, de faire circuler l’information auprès des auditeurs, de pouvoir trouver un conférencier de remplacement en cas de difficulté avec le conférencier prévu (dans ce cas pensez à demander à celui qui annule de vous trouver un remplaçant : il est de la partie, et  » vous doit bien ça « ).

Ne jamais s’y prendre au dernier moment

Il est impératif de ne pas s’y prendre au dernier moment. En effet, il faut savoir que les salles sont souvent réservées en avance (parfois avec un an d’avance). Pour cette raison, il est crucial d’effectuer vos recherches de préférence plusieurs mois avant la date voulue, voire même plus d’un an avant pour certains événements. La recherche d’une salle peut être effectuée de plusieurs manières :

• vous adresser auprès des mairies des différentes communes qui vous intéressent
• demander des informations à des associations
• vous rendre sur des sites internet spécialisées dans la location de salle qui proposent un annuaire de salles sur toute la France (exemple : http://www.salle-de-seminaire.com),
• tout simplement dans un annuaire généraliste comme www.pagesjaunes.fr. Par conséquent, si vous avez un « coup de cœur », n’hésitez pas et réservez immédiatement.

Sachez de combien vous disposez financièrement

Pour savoir vers quel type de salle choisir, vous devez préalablement définir votre budget, car l’organisation d’un événement représente un poste de dépense important. Toutefois, nous vous invitons à prendre note de quelques idées pour payer la location d’une salle moins chère. Et puis, maintenant, avec internet, il est possible de les visualiser en amont de façon virtuelle qui vous permet d’écarter les salles qui ne conviendraient pas à votre conférence.

De plus, les espaces coworking disposent parfois de salles de conférences. Il ne faut pas hésiter à faire appel à eux.

Un lieu à la campagne ?

Vous pouvez aussi vous éloigner des grandes villes, car les locations sont moins chères dès que vous vous en écartez. Il est parfois préférable d’ajouter quelques kilomètres au compteur pour trouver le charme de la campagne et faire baisser la facture, ce qui n’est guère négligeable. Si vous êtes débrouillard, vous pouvez dénicher une auberge ou un petit château dans un cadre rural à des prix comparables à ceux d’une salle classique située en ville. Néanmoins, si vous optez pour un lieu atypique, vous devrez prendre en charge le coût de l’affrètement par navettes. Cependant, ne négligez pas l’hypothèse que le temps de transport peut s’avérer un facteur de découragement ou de démotivation pour certains participants potentiels. Anticipez ce risque en choisissant un lieu bien desservi.

Quelques idées à moindre coût

Organiser un événement hors saison permet de diminuer les coûts. Vous pouvez également réserver une salle municipale car les mairies mettent souvent des salles à louer à la disposition de leurs administrés. Vous pouvez aller par exemple sur le lien suivant

Enfin, vous pouvez aussi faire appel à vos connaissances. Même si vous n’y pensez pas, la solution se situe parfois juste à côté de vous. Vous pouvez effectivement demander à un membre de votre famille ou à un ami qui dispose d’une pièce d’une grande surface comme une grange aménageable, un grand salon, une terrasse avec abri, etc. Un dédommagement pour la mobilisation du lieu sera toujours moins élevé que la plus accessible des salles. 

Vous pouvez également penser à organiser votre événement dans un restaurant. Cette démarche, peu coûteuse, dans la mesure où le restaurateur, fournissant la nourriture et le service, ne demandera généralement que de payer ses prestations, lesquelles comprennent implicitement la location de la salle ; cette solution ne s’adapte cependant pas à toutes les situations.

Choisir la salle suivant le type de conférence

S’il est indispensable de prévoir du temps pour procéder à votre recherche à l’avance, il faut également compter le temps consacré à visiter les salles. Suivant le type de conférence que vous organisez, la salle la plus adaptée sera différente. Par exemple, s’il s’agit du lancement d’un produit, privilégiez des endroits séduisants, comme des salles de spectacle. En revanche, si vous préférez rester dans un cadre interne afin de renforcer la motivation de vos employés, visez un cadre plus sérieux et intimiste. Et si vous attendez des personnes plus rigoureuses sur le dress code, optez pour une salle quelque peu feutrée. Quel que soit votre choix, celui-ci se révèle crucial dans la mesure où le prestige du cadre marquera d’emblée les esprits tout en mettant les participants dans d’harmonieuses conditions pour la suite des événements.

Mieux encore si vous en avez l’opportunité, accordez le choix du lieu avec le thème de la conférence. Par exemple, si ce dernier concerne la présentation d’un produit de nature technologique, dirigez-vous vers des instituts officiant dans le domaine en question. Bien sûr, ce n’est pas indispensable, mais la nature spécifique du lieu permettra à votre conférence de retenir l’attention. Outre ces considérations d’images, vous devez choisir le lieu de votre conférence en fonction des possibilités de réaliser les diverses activités prévues.

La logistique vous fait peur ? Pensez « logique »

Suivant vos projets, vous avez tout intérêt à ce que la salle de conférence dispose du maximum de matériel nécessaire. Même si cela relève du bon sens, prévoyez une salle qui puisse s’adapter à un cocktail à l’issue de la conférence si vous en organisez un ; dans le cas où vous comptez sur une prise de notes de la part des participants, n’oubliez pas que la salle doit disposer de fauteuils suffisamment espacés pour permettre de poser un bloc note devant soi(version classique), voire de sièges équipés de tablettes rétractables (version moderne).

Dans tous les cas, pensez à la capacité de la salle afin que les gens ne se retrouvent pas à partager un siège : comptez environ 1,5 m2 par personne assise. Si la salle ne dispose pas de tout le matériel nécessaire, vous devrez l’apporter vous-même, ce qui peut nécessiter de faire appel à d’autres prestataires et par suite, de considérer ces dépenses en fonction du budget.

En conclusion, de la patience, de la motivation et de bonnes idées vous seront indispensables pour mener à bien votre projet. À présent, nous vous souhaitons bon courage !