Comment faire pour bien gérer la saisie des notes de frais ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     24/11/15    
comment faire pour bien gerer saisie notes frais

Pour les petites entreprises en plein essor, la gestion des notes de frais peut vite devenir un véritable casse-tête. Il s’agit d’une activité à la fois fastidieuse et chronophage, qui demande une gestion rigoureuse au quotidien. Les entrepreneurs ont cependant à leur disposition une large palette d’outils performants leur permettant de se simplifier la vie. Quels sont donc les moyens disponibles pour gérer plus facilement les notes de frais ?

Une aide électronique pour la gestion des notes de frais

Le dynamisme d’une entreprise se mesure souvent à sa réactivité, sa présence sur le terrain et sa capacité à saisir les opportunités. Pour cela, de nombreux déplacements s’avèrent nécessaires. Aussi bien pour les dirigeants que pour les salariés, la gestion de ces dépenses (frais d’hôtel, de restaurant, de déplacement divers ou de nettoyage) demande d’utiliser les outils adaptés. Un logiciel de gestion des notes de frais est un moyen idéal. Il offre une solution dématérialisée qui permet de gagner du temps, de réaliser des économies et de ne pas avoir à s’embarrasser de documents encombrants au format papier. Ce système sert aussi à limiter les erreurs et à réaliser une gestion quasiment en temps réel, puisque les données sont susceptibles d’être fournies en déplacement avec une connexion Internet. Les informations sont ensuite transmises de manière automatique à la comptabilité, et peuvent être analysées afin d’affiner le budget alloué à ce domaine. On estime qu’un bon logiciel de gestion des notes de frais permet de diviser par deux, au minimum, le temps consacré à cette tâche dans l’entreprise.

Les différentes solutions disponibles

Il est possible d’opter pour un logiciel à installer sur le réseau interne de la société, ou pour une application en ligne qui pourra être consultée depuis n’importe quel support numérique (PC, ordinateur portable, smartphone, tablette) équipé d’une connexion Internet. Les entrepreneurs choisiront l’une ou l’autre option en fonction des activités de l’entreprise. La solution du réseau interne est utile pour les entreprises aux équipes fournies dont les dépenses concernent un autre domaine que les déplacements. Un logiciel accessible depuis l’intranet de l’entreprise est directement intégré à la solution comptable utilisée, pour un gain de temps augmenté. Un logiciel SaaS est à recommander pour les sociétés nécessitant une grande mobilité. Les collaborateurs en déplacement pourront facilement se connecter, depuis un hôtel ou un lieu public par exemple, pour enregistrer en ligne eux-mêmes leurs notes de frais.

Les atouts des logiciels de gestion en SaaS

Un service en ligne de gestion des notes de frais offre des avantages certains aux entreprises. Il ne demande qu’une inscription sur le site correspondant et un abonnement disponible selon diverses formules pour être mis en place. Une aide en ligne est intégrée au logiciel pour en faciliter son utilisation. Les employés n’ont plus ensuite qu’à se connecter sur le site, quel que soit le lieu où ils se trouvent, pour saisir l’ensemble des informations demandées. Le logiciel assure ensuite la gestion des frais kilométriques, des dépenses et des factures diverses. L’archivage des notes est également possible. Sur le marché, des solutions pertinentes sont disponibles pour les entreprises comme les sites Notys, Notilus ou Flucticiel, ou encore la suite logicielle ManaCost.

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