Comment faire pour organiser son temps de travail ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     22/04/18    
Comment faire pour organiser son temps de travail ?

« Le temps c’est de l’argent » est un dicton bien ancré dans la philosophie de vie de chacun d’entre nous. Tous se pressent vers une finalité qui leur est propre et vous, entrepreneurs, n’êtes pas épargnés ! Dites Adieu aux soirées passées au bureau, sous la lueur des derniers néons restés allumés après le départ de tous vos collègues… Optimiser son temps n’est qu’une question de bon vouloir ! 

Du simple e-mail, en passant par les rendez-vous pro externes, jusqu’aux réunions à rallonge… tous les éléments semblent se liguer contre vous, vous mettant ainsi dans de beaux draps avec vos dossiers infinis sous le bras ! Commencez par vous rassurer, vous êtes loin d’être l’unique victime du temps puisque 40% des dirigeants admettent mener une vie à 100km/h. Cependant, les solutions visant à remédier à ce problème ne sont pas les mêmes pour tous, puisque chacun a sa façon de travailler, avec ses qualités et ses défauts. Passez par une phase d’auto-observation vous permettra de cibler les faiblesses qui vous sont propres.

S'organiser le maitre-mot

Difficile de se sentir serein lorsqu’on a conscience de la masse de travail qu’il nous faut écouler avant telle ou telle date butoir… Au contraire, nous avons rapidement tendance à nous sentir submergés, et, le désordre attire le désordre. Prenez des résolutions simples pour débuter : ordonnez consciencieusement votre bureau et faites-en de même pour votre outil de travail, qui se trouve le plus souvent être l’ordinateur. Créez des dossiers voire des sous-dossiers, y compris dans votre boite e-mail, en organisant le tout par ordre de priorité. Les dossiers du moment doivent être accessibles rapidement ! Le fait d’attribuer une structure claire et définie à ce qui vous entoure favorisera votre concentration et votre productivité. Aussi, quitte à passer pour un allumé des « post-it », usez des to-do-List. Sur celles-ci, vous noterez l’ensemble de vos tâches par ordre d’importance, en les réactualisant régulièrement car vos priorités peuvent varier d’un jour à l’autre… Vous le savez !

Gérer son temps, une nécessité impérieuse

Un an d’entrepreneuriat, cela est semblable à dix ans de salariat disent certains d’entre vous. Difficile de tout concilier lorsque vos journées sont rythmées par une dizaine d’activités et décisions hétéroclites. Mike Schmid a dit « Il faut être prêt à perdre pour gagner ». Ne reculez donc pas devant les pauses régulières (semblables à celles recommandées lorsqu’on prend le volant). Une pause toutes les deux heures et/ou une pause pour marquer la transition entre deux dossiers distincts permet une mise à distance avec les situations auxquelles vous êtes confrontés tout au long de la journée. Quelle que soit votre occupation durant cette pause, l’important est de sortir la tête du guidon, prendre le temps de respirer. En revanche, ne confondez pas « pauses » et « rendez-vous professionnels extérieurs ». Ces derniers viennent, mine de rien, perturber votre journée et prennent un temps hallucinant au sein de votre agenda, et ce, même lorsque vous avez fait le tri. L’idéal est de convenir avec votre interlocuteur de rendez-vous soit matinaux, soit « tardifs » c’est-à-dire en fin de journée, de sorte que vous vous y rendiez soit avant de rejoindre vos locaux, soit après, évitant ainsi les allers-retours inutiles et gourmands en temps ! Qui plus est, il serait judicieux d’éviter les rencontres à l’heure du déjeuner… où vous aurez tendance à allonger votre temps de disponibilité, sans vous en rendre compte ! Il en va de même pour les pauses café ou cigarettes d’ailleurs. Les copinages professionnels rencontrent leurs limites dès lors qu’ils influent sur l’efficacité.

Apprendre à faire des concessions

Si le nombre de tâches qui occupent votre journée est considérable, les distractions subies sont également nombreuses… Les mails et les appels fusent de tous les côtés, entre alertes sonores et visuelles, pas étonnant que vous finissiez avec une migraine! Apprenez à faire abstraction de ces perturbations : n’ouvrez pas votre boîte mail lorsque vous traitez des gros dossiers (vous pouvez d’ailleurs prévoir des fourchettes horaires pendant lesquelles vous traiterez vos mails, au lieu de le faire sur le vif). En ce qui concerne le portable, déléguer la réception des appels à un collègue à qui vous rendrez la pareille en temps voulu, ou mettez-vous simplement sur messagerie en précisant vos disponibilités ou le motif de votre empêchement. Aussi, si vous êtes amenés à travailler en open-space, vous vous rendrez rapidement compte à quel point ce lieu peut être propice à la déconcentration… Chacun prend, entre autres, la parole et vous sollicite pour X raisons quand bon lui semble. Ces sollicitations vous freinent dans le traitement de vos tâches puisqu’après vous être penchés dessus, il vous faudra un temps de réadaptation afin de vous remettre efficacement au travail.

Devenir mono-tâche et non multi-fonctions

Même en tant qu’entrepreneur, vous n’échappez pas à la règle : Il n’y a pas de surhomme. N’essayez pas de gérer plusieurs choses en même temps, ou un peu de tout en une seule et même journée. En effet, ce comportement est propice aux petites erreurs sur lesquelles vous serez obligés de revenir ultérieurement. Alors, oui, s’acharner sur un dossier pour le boucler requiert énormément d’énergie et de concentration afin de ne pas manquer de recul sur le sujet. Toutefois, vous disperser en traitant plusieurs dossiers à la fois est une perte de temps considérable au sens où il vous faudra à chaque fois reprendre en compte les paramètres propres au sujet dont il est question à l’instant T.

En somme, vous ne serez pas tous concernés par le même type de conseils mais l’important est que vous parveniez à cibler les mauvaises habitudes dont vous êtes prisonniers et qui vous coutent cher, pour y remédier. N’omettez pas qu’essayer c’est déjà une victoire sur ceux qui ne font rien.

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