Et vous ? Comment êtes-vous organisé, à l'heure du Digital ?

Tiana Raoilison     23/04/13    
organiser digital

Jeune entrepreneure de la Gen'Y, digital native constamment connectée, zappeuse, extrêmement curieuse; à l'affût de toutes les tendances et nouveautés, saupoudré par une peur de "manquer " ou "de passer à côté de l'actu du Jour" ! Plus que ça, c’est une véritable discipline, un sport ou une gymnastique cérébrale essoufflante…qui peut rapidement finir en une angoissante dictature de l'urgence ou tyrannie de l’information !

Et vous ? Comment conciliez-vous votre temps de travail et votre temps de repos, face à toutes les stimulations incessantes de cette ère digitale et ultra-connectée !?

Stimulations qui perturbent fortement notre concentration : SMS, Emails, RSS, Spam, Mms, notif FB, Rappel Google, tweets et RT et j'en passe… Nous nous retrouvons rapidement face à un paradoxe intéressant : ces nouveaux outils technologiques, censés nous faire gagner en temps en efficacité, afin d'atteindre un meilleur confort de vie, se présentent très rapidement comme une source d'angoisse, d'anxiété et enfin de frustration…

Le principal coupable : l'Email !

Le saviez-vous ? Selon une étude du Cabinet Radicati, les salariés, reçoivent en moyenne, 72 emails par jour..Je vous laisse imaginer, le nombre d’interruptions provoquées par les Emails quotidiens d'un entrepreneur.

Cette incapacité à gérer et suivre ce flux continu d'informations, peut facilement angoisser les entrepreneurs, que nous sommes, si nous ne le gérons pas avec intelligence, discipline (oui vous l'entendez bien de la part d'une jeune Y), mais aussi créativité. Au cours de ma petite expérience d'entrepreneure, je me suis rapidement rendue compte que le Temps devenait une denrée si précieuse, qu'il faut la gérer avec calme, pertinence et intelligence.

Voici quelques astuces que je souhaite partager, suite à mes diverses expériences :

1. Stop au Multitasking, place à la concentration !

Adepte du multitasking : marcher dans la rue tout en lisant mes emails, lire mes email lors d'une réunion financière, lire mes SMS alors que je suis en RDV (pas très sympa pour la personne que je reçois) ! J'ai pris quelques mois à me rendre compte que je commençais à m'essouffler et à courir après le temps… En effet, le multitasking est d'apparence efficace, alors qu'il peut être en réalité ennemi de la productivité et source de stress et de multiples frustrations.

Il y a un temps pour tout et pour chaque chose : un temps pour réfléchir, un temps pour planifier, un temps pour agir…Selon Earl Miller, célèbre neurologue américain au Massachusetts Institue of Technology (MIT), notre cerveau est normalement programmé pour ne faire qu'une seule chose à la fois. Les nouvelles technologies, source d'hyperstimulations, affaiblissent quotidiennement notre concentration, sur nos tâches et missions prioritaires. Stop au multitasking, pour une meilleure productivité et efficacité ! Attention, cela ne signifie pas que vous ne pouvez gérer des projets de façon parallèle et concurrente.

2. Prendre le temps d'analyser, pour une meilleure assimilation et de planifier pour une meilleure réalisation

Selon Dominique Wolton, directeur de l'Institut des sciences de la communication du CNRS, "l'information accessible est devenue une tyrannie. On a l'impression maintenant que toutes les décisions doivent être prises dans le quart d'heure. Dans les entreprises comme en politique on est toujours au bord du gouffre atomique. Il y a une espèce de dramatisation de l'urgence, qui est extrêmement dangereuse" Cette situation se retrouve également chez l'entrepreneur et pourtant des règles sont nécessaires, pour gérer ce flux incessant d'informations. En ce qui me concerne, j'applique avec mon Assistante personnelle, la fameuse règle GTD de David Allen. Elle me classe et trie mes emails, en fonction du degré de priorité.

Dans la vie de tout créateur et entrepreneur, nous observons 3 étapes clés : la réflexion et l'analyse, la planification de ses objectifs et de ses actions pour les atteindre et enfin l'action dans l'opérationnel.

La première étape, est celle qui est aujourd'hui très affectée par le succès des nouvelles technologies. Cette phase d'input est pourtant essentielle, pour que les étapes suivantes se réalisent, de façon plus rapide et efficace. Et s'il est nécessaire de tout couper (PC, sms, mail etc…) durant cette phase d'Input, faîtes-le ! Il s’agit d’accepter de "perdre" du temps, pour analyser et assimiler l'information et ensuite gagner en temps et efficacité, dans la réalisation des actions planifiées.

En ce qui concerne les tâches et missions longues, prenez le temps de les planifier et d'écrire vos objectifs et sous objectifs, dans un rétroplanning. Il existe de chouettes plateformes collaboratives, en mode SAAS, pour vous aider dans votre organisation. Je pense à Podio, BaseCamp ou encore Trelllo…ou encore des To Do collaboratifs, de type Wunderlist, Orchestra ou la suite Google. Notez toutes les grandes et sous actions nécessaires pour atteindre le grand Objectif, en passant par des sous objectifs.

3. Et enfin n'ayez pas peur de déléguer…

Imaginez un peu, si votre oeil vous servez de bouche…ou encore si vous écrivez avec votre main gauche alors que vous êtes droitier…Faîtes le test, vous doublerez, voire tripler le temps d'exécution..
Vous êtes le Cerveau de votre entreprise : vous offrez la Vision, concevez la Stratégie de l'entreprise et développez votre Expertise ou Produit. Spécialisez-vous dans ce que vous savez mieux faire. Un zeste d'humilité, vous ne pouvez pas tout faire éternellement…déléguez autant que possible, les tâches et missions ne concernant pas votre coeur de métier !

Je suis convaincue qu'il est possible de concilier vie personnelle et vie professionnelle, sans pour autant creuser un GAP énorme entre ces deux aspects de la vie d'entrepreneur…
Pourtant issue de la génération Y, (malheureusement trop connue pour son "égocentrisme", son individualisme et son impatience), je pense aussi qu'insérer de l'ordre et de la discipline dans notre organisation de travail est possible, sans pour autant heurter sa créativité ! Et oui, cette nouvelle génération d'entrepreneurs, déçus par les excès de la crise, souhaitent une attitude plus responsable face au temps...Stop à la dictature de l'urgence et à la tyrannie de l'information, et place à la gestion responsable, créative et intelligente de son temps !