Comment calculer des pénalités de retard ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     03/07/14    
Comment calculer des penalites de retard ?

Il peut arriver qu’un entrepreneur se retrouve face à l’obligation de payer des pénalités de retard. Sous une pile de factures, il est fréquent qu’un entrepreneur oublie de régler l’une d’elles. Ou encore, qu’il se retrouve face à un client lui devant ces pénalités de retard. Alors comment s’y prendre pour calculer des pénalités de retard imposées qui viennent s’ajouter au montant initial de la facture.

D’après la loi de Modernisation de l’Economie du 4 août 2008, il est définit que toute pénalité de retard entre professionnels prend un caractère obligatoire. Ceci à la différence d’un client particulier dont la facturation des pénalités de retard n’est qu’optionnelle. Ces pénalités sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance. Et ce, sans qu’un rappel ou une mise en demeure préalable ne soit nécessaire. La date d’échéance étant mentionnée sur la facture.

En France, de nombreux retards en ce qui concerne les paiements viennent pénaliser le développement des entreprises. La disposition légale mise en place stipule que, concernant les retards de paiement entre professionnels, ces derniers sont tenus de régler leurs pénalités de retard. Elle a pour but principal la réduction des retards de paiement en France.  

Ces retards de paiement pénalisent d’ailleurs le développement des entreprises, particulièrement celui des TPE/PME/PMI. La disposition rentrée en vigueur vient pallier cela en incitant les acheteurs à respecter les délais de paiement définis préalablement et présents au contrat. Ce sont donc un moyen d’anticiper les difficultés en se montrant dissuasf pour les cocontractants. Ces derniers seront plus enclins à payer dans les délais préalablement déterminés.

Notification des conditions de paiement

Sur le plan des modalités de paiement, il faut savoir que des obligations légales existent. En tant que vendeur, vous vous devez de mentionner les pénalités de retard sur vos factures mais aussi dans vos Conditions Générales de Vente (CGV), à savoir date d’échéance, taux d’intérêt appliqué pour les retards de paiement, … 

Vous disposez du droit de fixer votre propre taux de pénalité, mais il ne doit toutefois pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal fixé tous les ans par décret. En cas de non respect du taux minimum ou des dispositions prévues à cet effet, vous serez contraint de régler à l’Etat une amende s’élevant à 75 000 euros. Le taux d’intérêt légal est de 0.04% pour l’année 2014, le taux minimum est donc de 0.12%. Ce taux correspond au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne (BCE) à son opération de financement la plus récente majorée de 10 points de pourcentage. Il est fixé en 2014 à 0,25%. Avec majoration, cela renvoie à des pénalités de retard applicables au taux de 10,25%.

Notez qu’aucun taux maximum n’est prévu. Comme vu précédent, les créances d’ordre commercial, c’est-à-dire entre professionnels, n’imposent pas une mise en demeure préalable pour être exigibles.

Une des astuces consiste à préférer un taux nettement supérieur à celui correspondant à 3 fois le taux d’intérêt légal. Le taux d’intérêt légal varie en effet tous les ans. Si vous estimez votre taux inférieur au nouveau taux entrant en vigueur, vous serez dans l’obligation de rééditer vos CGV, ainsi que vos nouvelles factures. Et ce, chaque année, ce qui constitue une perte de temps relativement importante.

Dans le cas ou les CGV ne prévoient de taux, c’est le taux fixé par la loi, taux unique, qui s’applique automatiquement. Pour le premier semestre de l’année concernée, c’est le taux de la BCE entré en vigueur le 1er janvier de l’année dont il est question qui s’applique. Pour le deuxième semestre, le taux s’appliquant est celui qui rentre en vigueur le 1er juillet de la même année.

Calcul des pénalités de retard

Pour calculer ces pénalités de retard, vous devez axer votre calcul sur les montants TTC (Toutes Taxes Comprises). Il faut prendre les montants TTC des factures en retard ainsi que le nombre de jours de retards de paiement. 

Pour calculer convenablement le nombre de jours de retards de paiement, il vous suffit de calculer la différence entre la date du jour et la date d’échéance de la facture. Certes, le point de départ des pénalités est le lendemain de l’échéance, mais la date prise en compte pour calculer les pénalités de retard est constituée par le cachet de la poste de l’envoie du règlement.

A tout cela, vous devez multiplier le taux annuel des pénalités de retard.

Sachez également que les pénalités de retard ne doivent pas nécessairement être facturées. Ces pénalités sont considérées comme dues de plein droit. C’est à vous que revient le choix de facturer ou non les pénalités de retard. Dans le cas où vous choisissez de facturer ces pénalités de retard, la facture se voit exonérée de TVA (Taxes Valeur Ajoutée) et est immédiatement exigible.

Du point de vue de la tenue de vos comptes, sachez qu’une fois encaissées, ces pénalités de retard doivent impérativement apparaître sur votre exercice.

Pénalités supplémentaires

Depuis le 1er janvier 2013, la loi prévoit une disposition qui stipule que tout professionnel, lorsqu’il est en situation de retard de paiement, est débiteur, et ce, de plein droit, à l’égard du vendeur d’une pénalité forfaire. Cette pénalité forfaitaire se chiffre à 40 euros et concerne les frais de recouvrement. Ces pénalités sont de nature additionnelle, elles viennent s’ajouter aux pénalités de retard et ne se substituent pas à ces dernières. Pour le vendeur, une justification n’est pas nécessaire pour demander une indemnisation complémentaire si le montant des frais de recouvrement se trouve supérieur au montant de cette indemnité forfaitaire.

Cette indemnité doit apparaître dans vos CGV et vos factures, de manière obligatoire.