Budget 2014 : il est déjà temps de s’y mettre

Thierry Goemans     10/09/13    
nouveau budget

Le processus budgétaire est un travail de longue haleine. Les dirigeants d’entreprise soucieux de poser les bases de leur stratégie 2014 ont tout intérêt à établir dès septembre un rétro-planning des différentes étapes qui jalonnent la construction du budget.

Certes, il ne s’agit pas de harceler les cadres impliqués dans le travail budgétaire de N+1 dès la rentrée de septembre. Mais, dès le début de l’automne, les dirigeants doivent réfléchir aux grandes options stratégiques pour l’année suivante. Les directeurs administratifs et financiers peuvent être impliqués, dès septembre, pour modéliser sur tableur des hypothèses budgétaires encore confidentielles et établir la procédure qui conduira à la finalisation du budget, on l’espère, avant Noël.

La rédaction d’un budget ne s’improvise pas

Vers le mois d’octobre, il sera temps de communiquer aux responsables de services (direction commerciale, achats, logistique, …) un cahier des charges comprenant les matrices de tableaux à compléter par chaque service et, bien entendu, un calendrier de reddition des travaux. Le budget devra faire l’objet d’arbitrages puis d’une validation, selon un timing défini.

La réalisation d’un budget prévisionnel est un exercice contraignant pour tous ceux qui s’y attèlent. D’abord, la rédaction du budget, c’est du travail supplémentaire, quand tout le monde cravache pour bien finir l’année en cours. Ensuite, chacun des services de l’entreprise tente de justifier de son importance en revendiquant des crédits à la hausse ou au moins équivalents à ceux alloués précédemment. S’agissant des prévisions de ventes, les chiffres couchés sur le papier engagent ceux qui les émettent. Autant de sujets de crispations qui provoquent parfois l’enlisement du processus budgétaire.

Qui sera votre « Monsieur Budget », cette année ?

Pour éviter le blocage ou les chiffres émis de mauvaise foi, la direction de l’entreprise à tout intérêt à formaliser les règles du jeu et à préparer soigneusement sa communication interne sur le thème du budget. Les querelles d’égo et autres luttes d’influences inter-services seront moins vives si les protagonistes ont bien compris, dès le début, la frontière entre la marge de manœuvre qui leur est laissée, et les contraintes fermes liées à la stratégie de l’entreprise. Dans la mesure du possible, je préconise qu’un « Monsieur Budget » soit désigné. Ce coordinateur du projet sera le référent des équipes chargées d’établir les tableaux prévisionnels. Il aura un rôle didactique mais aussi de contrôle de l’avancement du projet.

Le ou la DAF est souvent un bon intervenant dans le rôle du « Chef de projet budget » dans une PME. De par sa position, il jouit de la confiance des patrons, dont il sera le relais sur le terrain. Le ou la DAF est aussi celui qui dispose d’une vision globale et transverse de l’organisation et des Hommes qui l’animent. Sa bonne connaissance de l’ensemble lui permet de détecter tôt les dérives qui surviennent immanquablement au cours de l’établissement du budget et de proposer des solutions pour remettre rapidement les choses en bon ordre.

L’implication forte d’un coordinateur des travaux budgétaire, que ce soit le DAF ou un autre collaborateur chevronné, est également un rempart de protection pour la « haute direction ». En rendant des arbitrages de « premier niveau », ce collaborateur évite aux patrons de rentrer prématurément dans les débats. Idéalement, le rôle des stratèges de l’entreprise consiste à fixer le cadre des travaux, au début, puis de conclure ceux-ci en rendant les derniers arbitrages, in fine. Entre-temps, si la direction générale peut se garder d’entrer dans la mêlée, c’est mieux pour tout le monde.