Les coffres-forts numériques, la sécurité avant tout

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     27/02/19    
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Face aux problèmes informatiques qui mettent en danger les entreprises, leur réflexe est de protéger leurs documents professionnels dans un coffre-fort numérique. Les dirigeants sont conscients que personne n’est à l’abri de soucis informatiques et que la perte des données ou la contamination du système par un virus ne sont pas seulement pour les autres. Comment faire ?

Le 1er janvier 2019, un décret a enfin fixé les conditions pour que les utilisateurs d'un coffre-fort électronique puissent récupérer leurs données sans difficultés. Les services de coffre-fort numérique avec la dématérialisation sont devenus des précieux outils pour les ressources humaines (dématérialisation des bulletins de paie), banques (l'open-banking entrant pour agréger des factures). Ce décret a fixé les règles pour la réversibilité, c’est-à-dire la récupération des données déposées.

Comment faire ?

Le demandeur peut les récupérer par  une seule demande par voie électronique. C’est l'opérateur qui a le rôle de  prendre les précautions nécessaires pour que la récupération soit « complète, intègre et [réalisée] dans un délai raisonnable » selon le décret.

De plus, les données doivent  être restituées soit dans leur format d'origine, soit dans un « format électronique ouvert, structuré, couramment utilisé, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données ».

Ce format doit être clairement explicité lors de la conclusion du contrat initial et l'information aisément accessible. Le contrat doit aussi préciser les conditions dans lesquelles des données peuvent  être converties. Enfin, la réversibilité doit être garantie durant douze mois en cas de cessation du service.

Pourquoi un coffre-fort numérique ?

Les entreprises se préoccupent de la conservation numérique des documents car les ordinateurs professionnels peuvent subir la perte des données, la contamination du système par un virus, le vol du matériel informatique ou encore des sinistres qui conduisent à mettre la clef sous la porte en raison de la perte de leurs données. Perdre ses fichiers c’est perdre entre autres sa clientèle sa clientèle. Il est donc crucial de développer des solutions externalisées de sauvegarde des informations et des documents comme ceux liés aux banques et aux assurances ainsi qu’aux documents administratifs tels que les bulletins de salaires, les contrats et factures, les papiers officiels, quittance de loyer…

Mais comment choisir la plateforme ?

Les plateformes qui proposent un service de coffre-fort numérique sont pléthores. Or, il est conseillé de choisir une solution sécurisée, auprès d’un prestataire de confiance et reconnu mais aussi d’être attentif à la diversité des formats acceptés, la présence d’un outil de recherche performant ou au processus de dépôts des documents. Pour sélectionner son prestataire s’adresser à son expert-comptable, à  son banquier entre autres. Le service doit être modulable et sans limite de taille de stockage. Le coffre-fort numérique permet d’accéder quand le client le souhaite à ses documents, les visualiser ou les imprimer à partir d’un ordinateur connecté à Internet, où qu’il soit.

Pendant toute la durée du contrat l’utilisateur peut exercer à tout moment et à titre gratuit son droit à la récupération des données et documents, sans restriction quant au nombre d’opérations de récupération.

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