Chef d’entreprise : n’ayez pas peur de la comptabilité !

Michel PIVOT     22/10/13    
Chef d entreprise : n ayez pas peur de la comptabilite !

Lorsqu’on rencontre un dirigeant et qu’on lui demande quelles sont ses préoccupations principales pour son entreprise, il parle tout naturellement de ses ventes. Il est en général préoccupé par sa trésorerie, puisque chaque mois il doit payer ses fournisseurs et son personnel. Bien entendu, il attache de l’importance aux résultats. Vous entendrez très rarement un dirigeant se préoccuper de sa comptabilité. Il considère cela comme un problème de son comptable ou de son expert-comptable. Et pourtant… La comptabilité est la base de tout le système d’informations de l’entreprise.

La commande, point de départ d’une vente réussie

Bien entendu, il faut qu’un commercial fasse signer un bon de commande au client. C’est la première étape, indispensable. Mais quand le produit est fabriqué ou le service est rendu, il faut le facturer. La comptabilité prend le relais. Si vous facturez avec retard, si vous facturez mal, ou pire si vous oubliez de facturer quelque chose, votre vente aura du plomb dans l’aile. La qualité de la facture, sa rapidité, c’est ce qui permet à l’entreprise de matérialiser la vente et au bout du compte d’obtenir l’argent qui la concrétisera. 

En effet, une vente qui n’est pas réglée par un client constitue une perte sèche pour l’entreprise. Il faut donc facturer vite et relancer pour être certain d’encaisser. Sans comptabilité efficace capable d’émettre la facture avec la bonne échéance, vos ventes ne se matérialiseront pas en argent.

La trésorerie, le fluide vital de l’entreprise

C’est comme l’eau pour nos campagnes ou le sang pour la vie. Bien entendu, il suffit que vous regardiez votre compte bancaire pour savoir si vous avez du cash ou si vous avez du souci à vous faire. Mais en matière de trésorerie, l’essentiel c’est de prévoir. Que va-t-il se passer dans les 3 mois qui viennent ? Pourrais-je payer mes salariés et mes fournisseurs ? Pour pouvoir faire des prévisions qui tiennent la route, il faut absolument que vous ayez une comptabilité à jour et disponible.

Prenons un exemple concret. Vous voulez connaître vos rentrées de cash sur les 3 mois qui viennent. Vous allez vous baser sur votre comptabilité pour au moins 2 mois. En effet, vos clients vous règlent à 60 jours. Encore faut-il que vos factures aient bien été émises, enregistrées avec la bonne échéance dans votre comptabilité. Il faut également que tous les encaissements que vous avez eus soient enregistrés et qu’ils aient été rapprochés (le lettrage en terme comptable) des factures qu’ils règlent. Vous savez ainsi quels sont les encaissements que vous aurez dans les 2 prochains mois. Et pour le troisième mois alors ? Il faudra vous servir de votre carnet de commandes. La comptabilité est donc tout aussi indispensable en matière de trésorerie. Il vous faut des comptes à jour et disponibles.

Sans comptabilité, pas de maîtrise du résultat 

La compatibilité vous permettra d’établir votre point mort, c'est-à-dire le niveau des ventes qui vous permet de couvrir l’ensemble des charges fixes de l’entreprise. Surtout, elle est indispensable pour connaître vos prix de revient. Il faut préciser ici que pour le calcul du prix de revient, la comptabilité analytique est primordiale.

La comptabilité analytique est moins connue que la comptabilité générale, est pourtant tout aussi indispensable. Dans la comptabilité générale, on enregistre les opérations par nature. Les frais de personnel sont enregistrés en tant que salaire ou en tant que charges sociales. Dans la comptabilité analytique, les frais de personnel sont enregistrés par rapport à leur destination. Ils ont servi pour produire des pièces (rentre dans le coût de fabrication et donc le prix de revient de ses pièces), ou au commercial, ou en frais généraux … La comptabilité analytique est indispensable pour calculer ses prix de revient et donc pour connaître ses marges. Comment pouvez-vous prendre une décision d’accorder une réduction de prix à tel client si vous ne connaissez pas vos marges ?

Une comptabilité bien tenue indispensable

Le constat est simple : la comptabilité est indispensable à l’entreprise parce qu’elle constitue le seul moyen de piloter tous les éléments fondamentaux (ventes, trésorerie, résultats) de l’entreprise. Le dirigeant doit donc s’impliquer dans la comptabilité. Il ne s’agit pas, bien entendu, qu’il devienne le comptable de l’entreprise. Ce n’est pas son rôle. Mais il doit s’assurer que sa comptabilité est bien tenue. Cela signifie qu’elle est à jour, qu’elle est disponible et que les encaissements et décaissements soient lettrés avec les factures correspondantes. Il faut également rappeler que la comptabilité n’est pas quelque chose de compliquer dans ses principes, et qu’elle est parfaitement logique. Les termes peuvent être abscons au départ, mais c’est le cas de tout terme technique. Il faut garder en tête deux ou trois points fondamentaux :

La comptabilité sert à retracer les opérations. Comme dans tous mouvements il y a un point de départ et un point d’arrivée. Cela se traduit en comptabilité par un débit et un crédit. Ces deux montants sont toujours identiques puisqu’on parle de la même chose.

Deux grands tableaux existent : le compte de résultats qui constitue le film des opérations de l’entreprise sur une période. Il est le résumé de l’ensemble des opérations faites par l’entreprise sur une période, et se traduit par un résultat. Vous avez fait des profits ou des pertes. Le deuxième tableau donne la situation patrimoniale de l’entreprise. C’est le bilan. C’est une photo. Entre deux photos, il y a le compte de résultats. Le bilan donne l’état des biens (investissements, créances clients …) et des dettes de l’entreprise (emprunt, fournisseurs et capitaux propres).

Les écritures comptables permettent de retracer la réalité d’une opération. Sans rentrer dans tous les détails, une écriture peut concerner le bilan et le compte de résultat quand elle traduit une opération d’activité : j’ai vendu, j’ai acheté. Elle peut concerner que le bilan quand elle constate une modification du patrimoine de l’entreprise. Un client me devait de l’argent, il m’a réglé. La créance client disparaît et le compte de banque enregistre l’encaissement.

La comptabilité n’est pas en soi compliquée si on souhaite comprendre les principes de base. Le dirigeant doit s’y intéresser pour 2 raisons : comprendre les comptes de sa société et être capable de les défendre devant tous ses partenaires (notamment les banques). Il doit pouvoir discuter avec son comptable et être capable de définir le niveau d’exigence qu’il juge approprié pour son entreprise.

Dirigeants n’ayez plus peur de votre comptabilité. Prenez-la en main et exigez sa disponibilité, sa rapidité.

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