Les basiques pour bien gérer son temps

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     21/09/17    
basiques bien gerer temps

Maîtrisez les techniques essentielles pour organiser votre travail et ne plus perdre de temps. En les appliquant, pas de doute, vous deviendrez le maître du temps !

Les règles à s’imposer pour gagner du temps

Gérer son temps, c’est d’abord savoir s’imposer une autodiscipline sur tous ces détails qui ont tendance à plomber notre planning.

Rangez votre bureau : Ça n’a l’air de rien comme ça, mais le bazar sur votre bureau et dans vos placards vous fait perdre un temps fou chaque jour ! Réussir à ressortir un dossier caché parmi un tas de paperasses, débusquer un contrat dissimulé au fin fond de votre tiroir… autant d’actions banales qui deviennent héroïques dans un bureau mal rangé ! Prenez quelques minutes le matin ou le soir pour classer les papiers qui traînent sur votre bureau et pour mettre de l’ordre sur votre table. Et n’oubliez pas : ce qui vaut pour votre bureau physique est tout aussi valable pour votre bureau d’ordinateur. Allez, un peu de courage, mettez de l’ordre chaque jour dans vos fichiers numériques ! Objectif : pas plus de 3 clics et 3 secondes pour accéder au fichier dont vous avez besoin.

Apprenez à dire non : Ce n’est pas parce que vous n’acceptez pas tout ce que vos collaborateurs vous demandent de faire que vous n’êtes pas un bon manager ! Rendre service en accomplissant une tâche rapide, oui, mais perdre son temps sur des activités inutiles, non ! Si vous expliquez simplement à votre collaborateur que vous n’avez pas le temps de le recevoir immédiatement car vous avez d’autres priorités par exemple, pas de doute qu’il comprendra.

Faites-vous un planning : Si un bateau ne suit pas scrupuleusement un axe de navigation le menant vers une destination, il risque fort de dériver dans tous les sens et de ne jamais arriver à bon port. Il en va de même lorsqu’on aborde une nouvelle journée de travail : sans un plan très clair des tâches à accomplir, il est difficile de mener à bien un projet ou même juste d’avancer. Et n’oubliez pas : tenez-vous à la tâche prévue sur votre planning et ne surfez pas entre 3 tâches différentes : vous paralyserez votre efficacité.

Fixez-vous des délais : Si vous ne projetez pas de terminer une tâche en 2 heures, c’est bien simple, vous ne la terminerez pas en 2 heures ! Sa réalisation pourra prendre 3 heures, ou même la journée entière ! Si vous ne vous imposez pas des limites, il sera plus dur de résister à la tentation de vous éparpiller, de passer d’une tâche à l’autre, ou tout simplement de vous arrêter sur des détails insignifiants et bien sûr chronophages.

Notez tout : Un email qu’on a oublié d’envoyer, un papier qu’il aurait absolument fallu remplir ce jour… et voilà votre planning du lendemain chamboulé par les tâches à rattraper et leurs conséquences à gérer. Et parce que la mémoire humaine a ses limites, l’App Store regorge d’applications pratiques pour constituer ses to do list. Ne jamais reporter à demain ce que l’on peut faire le jour même.

Arrivez une heure plus tôt au bureau : Connaissez-vous le secret des dirigeants efficaces ? Ils se lèvent aux aurores pour arriver plus tôt que tout le monde au bureau. Pas de coups de téléphone, pas de collègues pour venir frapper à la porte, et surtout le calme… l’idéal pour avancer sur les gros dossiers qui demandent une concentration particulière.

Conservez des créneaux pour les imprévus : C’est bien connu, le propre des plannings réglés au millimètre c’est qu’ils sont impossibles à tenir ! Alors planifiez chaque jour une heure de battement dans votre planning. Si tout se passe normalement, ce créneau devrait être vite rempli par un imprévu urgent à gérer. Et si par miracle tout venait à se passer sans accroc dans votre journée, profitez de cette heure supplémentaire pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire.

Apprenez à déléguer : Pas facile à faire… mais si vous voulez pouvoir un minimum sortir la tête de l’eau, il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches. Identifiez pour cela les fonctions que vous maîtrisez le moins bien ou qui sont trop chronophages. Et apprenez à faire confiance à vos collaborateurs !

Soyez attentif : Une information mal comprise car vous n’écoutiez pas votre interlocuteur à 100 %, ou un email juste survolé, et c’est peut-être une erreur que vous allez commettre sur la réalisation d’une tâche. Pour ne pas à avoir à perdre du temps à refaire un dossier ou à rappeler un client, soyez pleinement attentif à ce que vous faites.

Transmettez vos méthodes à vos collègues : Toutes ces techniques s’avèrent très pratiques pour gagner du temps… à la seule condition que vous ne soyez pas le seul à les appliquer ! Si vous êtes très efficace mais que vos collègues n’ont pas intégré les méthodes de base pour gagner du temps, il y a fort à parier que vos efforts ne porteront pas les fruits espérés.

Apprenez à vous écouter

Nos performances varient selon le moment de la journée. À nous de savoir détecter le rythme de travail qui nous correspond.
Vouloir être efficace, d’accord, mais pour y arriver, encore faut-il accepter un postulat de base : nous ne sommes pas efficaces de la même manière selon les différents moments de la journée. Plus complexe encore : nous ne sommes pas tous réglés de la même façon dans une même journée. Certains expliquent être au top de leur efficacité le matin, quand d’autres ont du mal à émerger, mais seront en effervescence le soir. Écouter votre corps, tester différents rythmes de travail, et connaître les règles de base de la chronobiologie vous aideront à mieux organiser votre travail de façon à gagner en efficacité.

Le matin : Calez de préférence les activités physiques vers 8h, car c’est à ce moment-là que votre tonus corporel est à son apogée. Le corps sécrète de la dopamine qui donne un coup de booster aux muscles. Passez ensuite aux tâches qui demandent de faire appel à votre créativité ou qui sollicitent un gros effort intellectuel de 9h30 à 11h30. Le cerveau connaît alors le premier pic de vigilance de la journée. Cela vous permettra de faire jaillir une bonne capacité de concentration ou d’apprentissage.

L’après-midi : Après le repas (léger de préférence pour éviter les somnolences), le corps doit digérer et connaît une petite baisse de régime jusqu’à 15h. Si vous en ressentez le besoin, c’est le moment de vous accorder une petite sieste régénératrice. Survient ensuite, de 15h à 16h30 environ, une nouvelle période de forte activité du cerveau. Profitez de ce créneau pour vous plonger dans les dossiers complexes qui demandent une bonne capacité d’analyse. À partir de 17h, il est temps de passer à des occupations qui demandent moins de vigilance ou bien pour lesquelles la mémoire corporelle est nécessaire. À cette heure-ci le corps connaît une nouvelle phase de tonicité.

Le soir : Le corps se prépare doucement à entrer dans la phase de sommeil. L’attention est moindre que dans la journée, mais il est encore possible de travailler sur des tâches qui ne demandent pas trop de concentration.

Traquez les « mangeurs de temps » !

Entre votre téléphone qui sonne continuellement et votre compte Twitter qui semble vous crier « regarde-moi !! » sans cesse, pas facile de réussir à travailler !

Connaissez-vous les pires ennemis de l’efficacité ? Ils portent le doux nom de « mangeurs de temps ». Pour vous signifier ce qu’ils sont : imaginez votre planning du jour en proie à l’attaque de toutes parts d’affreux « Pacman » affamés et qui, petit à petit, grignotent votre temps. Effrayant non ? C’est pourtant la réalité ! Quelques conseils pour vous protéger contre les prédateurs de l’agenda !

Halte aux collègues sympathiques mais collants : Votre collaborateur a une folle envie de vous raconter son weekend, et ce, plusieurs fois par jour ? Ou bien il veut absolument que vous validiez son travail, tâche après tâche ? Il est peut-être le moment d’apprendre à fermer parfois votre porte, et d’annoncer clairement des heures où vous vous rendez disponible pour vos collaborateurs.

Les réseaux sociaux : ultra-connectés et ultra-addictifs ! Certes, votre compte Twitter vous apporte beaucoup d’informations sur votre secteur d’activité et Facebook vous permet de fédérer une communauté autour de votre entreprise. Mais gare à celui qui ne se met pas de garde-fous : sans limiter drastiquement votre utilisation des réseaux sociaux, vous risquez de perdre de précieuses minutes, voire heures, chaque jour.

Victime de harcèlement mailo-téléphonique ? Osez éteindre votre téléphone et fermer votre boite email lorsque vous êtes sur une tâche qui demande de la concentration. Lors de vos premières sessions de « décrochage », cela vous fera tout drôle… Mais vous vous y habituerez très vite, vous verrez !

Multi-tasking = multi perte de temps : Sortez de l’illusion qui consiste à croire qu’on est plus efficace en faisant plusieurs choses en même temps. Si les shampoings arrivent, eux, à être 2 en 1, il est rare que nous puissions faire bien 2 choses en 1 au même instant. Faites une chose à la fois, et faites le bien.

Face à l’infobésité, faites un petit régime d’information : Nous vivons dans une époque dans laquelle les dirigeants sont submergés d’informations leur venant de toutes parts : actus sur leur secteur, données en tous genres… Apprenez à épurer votre boite emails de tous ces flux d’informations qui ne vous serviront à pas grand-chose.

Perdez du temps pour en gagner !

Être efficace ne signifie pas être constamment dans une phase de productivité intense. Apprenez à prendre du recul pour mieux bondir !

Aussi efficaces et compétents qu’ils soient, les entrepreneurs ne sont pas non plus des robots ! Pour gagner du temps, il convient parfois de prendre le temps d’en perdre. Même si ce n’est pas facile de trouver du temps pour sa vie personnelle lorsqu’on crée une entreprise, il est tout de même important de couper parfois avec le travail pour se ressourcer, prendre du recul, penser à autre chose… Ces coupures permettront au final de gagner du temps une fois de retour au travail. Un esprit ressourcé sera en effet toujours plus productif et créatif que s’il ne sort jamais de son travail.

Autre moyen de booster son efficacité : prendre le temps de faire une petite sieste en début d’après-midi. C’est prouvé, les phases de micro-sommeil peuvent vraiment recharger les batteries pour avancer plus vite et être plus concentré par la suite.

Pour gagner du temps, il convient également de remédier à ces mauvaises habitudes prises dans le but d’aller plus vite. Souvent, l’envie de « faire rapide » nuit à la qualité de travail et fait perdre du temps à moyen terme. Un mauvais calcul donc… C’est le cas des emails envoyés trop rapidement à leur destinataire, sans avoir pris le temps d’expliciter le propos. Au final : soit la tâche demandée sera mal comprise et, de fait, mal exécutée, soit l’interlocuteur ne comprendra pas et demandera des explications qui auraient pu être envoyées dès le départ. Autre exemple de ces mauvaises habitudes chronophages : ne pas prendre le temps de ranger un dossier déposé sur sa table (et qui risque d’y rester 6 mois si rien n’est fait dans la journée !). Ne pas prendre ce temps du rangement fait perdre plus d’efficacité qu’on ne pourrait l’imaginer…