3 astuces pour automatiser votre gestion

Jean-Philippe Duquerroy     03/12/17    
astuces pour automatiser gestion

Se consacrer au développement de votre entreprise est la préoccupation majeure de tout entrepreneur. Il se doit donc optimiser les tâches administratives de son activité tant sur la facturation que gestion commerciale. Les 3 conseils suivants appliqués au sein de votre société, vous permettront de gagner un temps précieux sur des taches chronophages.

Utiliser un logiciel de gestion commerciale

Que vous soyez une micro entreprise, un auto entrepreneur ou une TPE / PME il existe tout type de méthodologie pour créer vos documents comptables, de la saisie manuelle sur papier, à la création depuis un tableur Excel ou un traitement texte Word, en passant par un facturier installé sur ordinateur ou utilisable en ligne.
Dans cette démarche d'automatisation de votre gestion commerciale, celle d'utiliser un logiciel en mode SaaS (Software as a Service, c'est à dire disponible directement sur internet en tant que service et sous forme d’abonnement) possède de nombreux avantages tels que la centralisation des informations clients, le travail à distance en temps réel, la saisie rapide en 1 clic sous forme de copier-coller ou encore la personnalisation d'un document comptable avec logo et numérotation automatique.
Un tel outil permet entre autres d’éviter des erreurs de saisie, des problèmes de numérotation non continue et des créations en masse de différents documents comptables (devis, facture, bon de commande, bon de livraison, bon de réception, acompte, avoir, etc.)

Éditer des documents comptables récurrents

Dans la continuité de la facturation en ligne et de la saisie de documents comptables, le fait de créer des factures récurrentes (maintenance, prestation, assistance, abonnement, ...) ou des dépenses périodiques (loyer, électricité, téléphonie, internet, ...) facilite grandement le quotidien des collaborateurs et du chef d'entreprise.
Ce type d’application de gestion comptable sera par exemple capable de créer la facture à la date souhaitée avec un nombre d'occurrences défini ou illimité, et ce sans aucune action de la part de l'utilisateur de l'application.

De cette manière vous n’oubliez plus de facturer un client ou de renseigner l'achat auprès d'un fournisseur. En mentionnant l’adresse électronique du client la facture pourra même être envoyée automatiquement par email avec un message personnalisé.
L’arrêté du 22 mars 2017 fixe les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales ainsi que les règles de conservation des factures numérisées. Cette nouvelle mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation de la facturation dans une entreprise. Ce texte législatif renforce le fait de migrer à terme la création des documents comptables d’une TPE-PME (devis, facture, acompte, etc.) sous forme électronique au format PDF.

Synchroniser votre compte bancaire

Autre astuce pour automatiser votre gestion quotidienne, celle de connecter votre compte en banque à un outil de gestion en ligne afin de synchroniser tous vos relevés bancaires. Très pratique pour une entreprise souhaitant centraliser plusieurs comptes en banque dans des banques différentes.
Associées à des règles de rapprochement (selon un montant ou un libellé d'opération bancaire par exemple) cette technique permet de pointer automatiquement les entrées et sorties d'argent liées à votre activité et d'identifier les factures ou dépenses correspondantes à la ligne sur le relevé de banque.
Avantage supplémentaire, celui de suivre en temps réel l'état de santé de votre entreprise et de piloter votre trésorerie au jour le jour. Parmi les outils proposant ces fonctionnalités d’automatisation il existe sur internet le logiciel de gestion commerciale en ligne Evoliz, accessible sur www.evoliz.com et au service de l'auto entrepreneur à la TPE / PME (30 jours d'essai gratuit, sans engagement ni carte bancaire).

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