Les astuces pour faire des économies sur son imprimante/copieur et photocopieur

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     20/07/16    
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Chaque année, les entreprises dépensent un montant compris entre 1 et 3 % de leur chiffre d’affaires uniquement dans les frais d’impression. Il s’agit d’une dépense non-négligeable, pour laquelle des économies importantes peuvent être réalisées en suivant les bonnes pratiques, tant pour ses achats que dans son fonctionnement interne. Quelles sont les recommandations à observer afin de réaliser des économies avec ses imprimantes et consommables ?

Analyser ses besoins réels

Un inventaire des imprimantes présentes dans la société pourra être fait, à mettre en parallèle avec le nombre moyen de pages imprimées chaque mois et le coût des consommables utilisés (cartouches d’encre, toners d’impression). On estimera ensuite les besoins réels en impression pour chaque poste, en déterminant quels processus peuvent être numérisés. On pourra mettre au jour certains problèmes logistiques, notamment concernant le choix du matériel. En moyenne, les PME peuvent réaliser jusqu’à 30 % d’économie en rationalisant leurs impressions.

Se tourner vers du matériel moins onéreux

Pour diminuer ses frais, le plus simple est de réduire le nombre d’imprimantes. Cependant, la recherche de l’économie ne doit pas nuire au bon fonctionnement de l’entreprise. Une solution pertinente consiste à modifier son parc d’impression, pour passer d’imprimantes individuelles coûteuses à des imprimantes multifonctions. Cela représente un vrai changement dans les habitudes de travail, mais des économies seront réalisées en optant pour des imprimantes laser plutôt qu’à jet d’encre, avec des réservoirs séparés et une grande capacité d’impression.

Faire évoluer les pratiques

Pour autant, les économies ne peuvent pas se limiter au choix du matériel. Les pratiques des salariés sont en effet une des causes majeures de surcoût dans l’utilisation des imprimantes. On pourra employer moins de papier en systématisant l’impression recto verso et en privilégiant l’impression multiple, qui permet de faire apparaître quatre pages réduites sur une seule feuille. On évitera aussi les impressions inutiles d’images en couleurs. Une création plus courante de fichiers PDF transmis par e-mail peut enfin réduire les frais d’impression dans l’entreprise.

Favoriser les économies d’impression

Le gaspillage en matière d’impression est trop souvent monnaie courante dans les sociétés. Quelques moyens simples permettent cependant d’y remédier. On peut installer sur chaque poste un logiciel de gestion d’impression comme Print Saver Eco, qui supprime les pages inutiles et combine plusieurs pages par feuille automatiquement. Certaines polices de caractères nécessitent également moins d’encres : une police utilisée par défaut par Windows comme Arial consomme ainsi 30 % d’encre supplémentaire par rapport à la police Century Gothic !

Connaître les sites proposant les meilleurs prix

Avec un coût pouvant aller jusqu’à 2 500 euros le litre, l’encre d’imprimante est l’un des liquides les plus chers au monde. L’approvisionnement en consommable constitue donc un poste de dépense important qu’il soit possible de mieux maîtriser. Il existe plusieurs sites Internet compétitifs permettant de réaliser des économies. Des cartouches recyclées, compatibles pour tous les modèles, peuvent être trouvées à bas comme sur le site TonerPartenaire. N’oubliez pas aussi de comparer les tarifs de cartouches des marques des imprimantes ainsi que leur capacité d’impression.

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