Les réunions se ressemblent de plus en plus : le même animateur, les mêmes points évoqués et la même ambiance à chaque fois. Pourtant fondamentale, la réunion au bureau laisse souvent place à la monotonie et à l’ennui. Rien ne ressemble plus à une réunion qu’une autre réunion. Comment faire pour animer une réunion avec style ? Mode d’emploi !
Louis Vareille, dans son ouvrage publié chez Eyrolles « La réunionite ça suffit ! suscite l’envie de réaliser des réunions qui sortent du carcan des obligations incontournables : « ‘j’ai une passion pour ls réunions ! Certes mais les bonnes ! Celles qui atteignent leurs objectifs et qui permettent ensuite à leurs participants de penser : « j’ai bien fait de venir ! j’ai bien utilisé la ressource qui m’est la plus précieuse : mon temps ! »
Choisir son style d’animation
Avant de réveiller l’animateur qui sommeille en vous, il faut, à l’avance, définir les objectifs de la réunion. Le style de réunion déterminera si vous devez laisser plus ou moins de place à l’expression des participants. Entre la résolution d’un problème, la présentation d’un nouveau produit ou la recherche d’une idée, il existe plusieurs types d’objectifs. Une fois calé sur la mission de votre réunion, choisissez l’animation directive, l’animation non-directive et l’animation participative.
L’animation directive
Une information à relayer à vos employés ? Enfilez la cape de l’animateur directif, car ici, le chef c’est vous ! En mode factuel, exécutez votre animation dans des couleurs unidirectionnelles. Cela veut dire que votre réunion doit être bien préparée : messages à passer, questions sensibles à être soulevées et infos clés du meeting. Vos contenus doivent être parfaitement structurés et le déroulement de la réunion doit être anticipé. L’autorité et la discipline sont des qualités indispensables. Ce type d’animation exclut les échanges entre les participants, les débats et les interventions avant la fin des messages.
L’animation non-directive
Le facilitateur, c’est vous et l’animation non-directive, c’est votre fort. Dans certains styles de réunions, il est essentiel d’accentuer la liberté d’expression notamment pour la résolution d’un problème ou la recherche d’idées. En tant qu’animateur, il vous faudra laisser de la place aux interactions. L’animation se doit d’être légère et inspirer des débats. Même si le cadre de discussion reste assez large, il vous faut veiller à ce que ça ne dépasse pas les lignes. Parfois, il y a trop d’interactions et le débordement met l’entreprise en risque (productions stériles). Il est important, donc, de faire preuve de vigilance et de ramener à l’ordre, si besoin est. Ce style de réunion est excellent pour résoudre un souci.
L’animation participative
Comme le nom l’indique, l’animation participative permet de discuter. Le rôle de l’animateur dans ce type de réunion (recherche d’idées) est d’avoir un maximum d’informations. Admettons que vous lancez un nouveau produit et souhaitez trouver un nom original pour ce dernier. Organisez une réunion et recueillez le plus d’informations possible. La parole est donnée aux participants et par conséquent, il vous faudra veiller à ce que la réunion ne soit pas trop longue. Pour ce faire, trouvez un équilibre entre les temps de paroles (50% pour chaque partie). L’animateur doit également veiller à ce que tout le monde participe aux échanges. Bien dirigée, ce type de réunion est fructueuse et amène une montagne d’idées.
Réussir sa réunion
Maintenant que vous savez quelles chaussures enfiler pour vos réunions, notez ces quelques conseils pour une animation réussie haut la main. Le secret du succès réside principalement dans la préparation. Prévoyez à l’avance le déroulement de vos réunions : problème à traiter, produit à présenter ou encore idée à approuver… N’oubliez pas également que votre mission est de veiller à ce que tout fonctionne : discussions, temps de la réunion, échanges et messages. Assurez-vous que votre réunion ne déborde pas sur une autre et restez maître du temps. Par exemple, lorsque vous présentez un produit, évitez de susciter des interventions autour des points à améliorer si ce n’est pas l’objectif de la réunion. Dans ce cas, Vous êtes là pour donner une information et non pour demander un avis.
