Aménager son bureau avec la méthode 5S

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale    28/11/16    0
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« Gokurosama desu » (C’est du bon travail) ». Non, ce n’est pas du chinois, mais bel et bien du japonais ! Si vous vous demandez pourquoi ce subit intérêt pour le Japon, eh bien sachez que nous vous avons déniché des informations ultimes sur la méthode 5S. Outil de prédilection au Moyen-Orient, ce dernier a été conçu pour réduire les délais et les pertes de temps lors de l’aménagement d’un espace. Entrepreneurs, faites vos valises, nous embarquons pour le pays du soleil levant !

Méthode 5S, kesako ?

Tout droit venue du Japon, la méthode 5S est une vraie perle. Elle vous permet d’organiser votre environnement de travail de manière plus efficace. Ouste les délais, les pertes de temps en recherches, les déplacements inutiles et le ménage. D’ailleurs, il est prouvé que réduire des tâches inutiles peut, en un instant, augmenter l’efficacité au boulot. Pour la petite histoire, cette technique a été créée pour la production des usines Toyota, afin d’optimiser les espaces. Et depuis, elle aura, en quelque sorte, révolutionné les aménagements de bureaux et de maisons.

Souvent, le désordre semble s’installer pour de bon ; des piles s’entassant sur la table, des câbles partant dans tous les sens, du papier dispersé un peu partout, etc. Pour remédier à cette sensation de gêne, il existe une méthode : la méthode 5S. En d’autres termes, cette pratique a pour mission d’introduire l’ordre et la rigueur. Un processus en 5 étapes, très prisé dans les quatre coins du monde qui repose sur des appellations japonaises. Toutes les cinq commencent par le son « S », d’où naquit le nom « méthode 5S ». Focus sur les 5S japonais ainsi que leur traduction française :

1. Seiri: Débarrasser

2. Seiton: Mettre en ordre

3. Seiso: Nettoyer

4. Seiketsu: Maintenir la propreté

5. Shitsuke: Être rigoureux

Seiri (Débarrasser) 

Cette première étape consiste à faire le tri, soit supprimer de l’espace de travail tout ce qui ne semble pas être à sa place. D’abord, attaquez tout ce qui devrait finir dans la corbeille. Dans la mesure du possible, recyclez les objets. Une fois cette étape franchie, concentrez-vous sur ce qui reste à faire. A partir de là, dresser une liste hiérarchique est tout bonnement indispensable. 

- Trouvez ce qui sert moins d’une fois par mois et placez-le à l’écart (archives, store)

- Mettez à proximité ce que vous utilisez au moins une fois par semaine

- Placez près du poste de travail ce qui est utilisé au moins une fois par jour

- Ce qui sert au moins une fois toutes les deux/trois heures doit être rangé à portée de main

- Et directement sur l’opérateur, ce qui sert toutes les heures

Seiton (Mettre en ordre)

Les mots d’ordre pour l’étape Seiton, qui soit dit en passant, signifie mettre en ordre, sont les suivants : « Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ». Le but de cette démarche est d’éviter les pertes de temps et d’énergie. À savoir que pour le rangement des différents outils et pour le matériel de travail, certaines règles sont à respecter. Les voici :

- Définir les règles de rangement

- Le placement des objets doit découler d’une certaine logique

- Faire un arrangement rationnel en analysant la proximité et la facilité

- Organiser les objets par rapport à leur utilisation

- Placer près de l’opérateur les objets à utilisation fréquente

- Adopter le FIFO (First In First Out)- faire sortir ce qui est entré en premier et éviter l’accumulation de vieux documents

Seiso (Nettoyer)

Ça y est, l’espace est enfin dégagé et le nettoyage paraît, tout d’un coup, se révéler un vrai jeu d’enfant. Cela tombe plutôt bien, car la troisième étape de la méthode 5S consiste à nettoyer. Connu sous le terme japonais, Seiso, cette phase exige de se montrer un tant soit peu pertinent et efficace quant à la propreté, et pas uniquement cette fois-ci, mais à l’avenir également. Balai en mains et le mode « inspection » activé, suivez ces quelques règles du Seiso pour une meilleure ambiance de travail :

- Détection d’anomalies

- Inspection des lieux- appareils, machines, meubles, outils, équipements

- Remettre en état ce qui ne fonctionne pas correctement

- Miser sur la propreté

Seiketsu (Maintenir la propreté)

Mais quelle exigence et quelle rigueur de la part des Japonais, n’est-ce pas ? Après ces trois premières étapes, il est temps de passer au Seiketsu. Prônant la définition « maintenir la propreté », cette phase reste la plus ardue. Et oui, facile de mettre de l’ordre, mais quand il s’agit de le maintenir, les choses ont tendance à s’envenimer. Le désordre revient progressivement et marque le retour à la case départ. Le Seiketsu est là pour vous rappeler que l’ordre et la propreté sont à gérer au quotidien. Un quatrième « S », que l’on pourrait définir comme « sérieux » !

Shitsuke (Être rigoureux)

Pour compléter l’étape du Seiketsu, il y a le Shitsuke. Synonyme de rigueur et de contrôle, cette cinquième et dernière étape est à éviter sous aucun prétexte. Même si cela semble difficile de sensibiliser tous les salariés à suivre la méthode 5S, vous devez leur prouver que sur le long terme, ils en ressortiront heureux. Pour ce faire, pensez à instaurer une politique interne autour de la technique japonaise ou alors installez des schémas d’explication un peu partout dans le bureau.

Bienfaits de la méthode 5S

Il faut l’avouer ; pratiquement tout ce qui vient du Japon se révèle impressionnant. Entre les jeux vidéo, les néko-cafés, la gastronomie, la technologie et la thérapie, ce pays a bien plus d’un tour dans son sac. Maintenant, avec la méthode 5S, les entreprises parviennent à créer et recréer un environnement propre, stable, écologique, économique et entièrement bénéficiaire aux salariés. Elle influe en effet sur l’efficacité et sur les conditions de travail, sur le moral des personnes impliquées dans le business et diminue les risques d’accident. 

En gros, la méthode 5S a tout pour réussir au sein des entreprises. Il suffit juste de prendre le temps de l’expliquer et de l’appliquer au bureau. Enfin, tout pousse à croire que l’organisation « Made in Japan », c’est contagieux ! Alors, tentez d’instaurer cette pratique, vous en ressortirez gagnant dans tous les cas.

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