Affacturage : tout est dans la préparation

Michel PIVOT    14/05/13    1
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L’essentiel du financement des entreprises a pour origine, en France, le crédit bancaire. Cela provient à la fois de la faiblesse des fonds propres des sociétés et des délais de règlement entre les sociétés. En matière de crédit court terme, les banques proposent aujourd’hui quasi exclusivement des contrats d’affacturage. La raison est que ce type de crédit est adossé à des factures, et qu’il présente un meilleur niveau de risque (du point de vue des banques) que les autres crédits (découvert, ligne de trésorerie). Les entreprises n’ont souvent pas d’autres choix que d’y passer.

L’affacturage est en général relativement cher. Il comprend une commission pour le service, puis des commissions sur les utilisations. Le coût est d’autant plus élevé que la banque ne finance jamais 100% de la facture. Le montant varie en règle générale entre 60 et 90%. Comme la banque encaissera 100% de la facture elle dispose donc d’un matelas de cash qui ne vous est pas rémunéré. Il est donc important de bien se préparer. Voyons les points essentiels.

Votre facturation doit être en « béton »

Cela signifie que la chaîne : commande, facture, livraison est parfaitement en place. Les commandes et les B/L sont signés des clients. Les 3 documents doivent se correspondre. Ils sont facilement accessibles. Lié à la qualité de la facturation, il y a le taux d’avoir. Si votre facture est bonne, votre taux d’avoir est en règle générale faible. Cela tombe bien car une des rétentions (le compte de garantie) est en grande partie liée à cela. Evitez les avoirs du type annule la facture précédente en globalité, alors qu’en fait un avoir partiel aurait été suffisant. Si vous devez le faire néanmoins, mettez en place une procédure fiable vous permettant d’identifier ces avoirs et d’évaluer leur impact réel. Si par ailleurs vous faites des ristournes, tachez de les faire au sein de la facture pour faire apparaître le net, plutôt que dans le cadre d’un avoir séparé. Dans le cas où vos avoirs portent sur un volume d’activité (ex : les RFA remises de fin d’année courant dans la distribution), ayez une catégorie d’avoir distincte.

Ça y est votre commande est assurée

Vous lancez votre production. Vous vous mettez d’accord avec le client pour la livraison. Vous livrez le produit ou vous exécutez la prestation. C’est bien, mais ce n’est pas suffisant. Il faut que le client réceptionne ce bien ou ce service. Pour les biens il s’agit souvent d’un bon de livraison (B/L) ou d’une lettre de voiture (LDV). Ce document doit absolument être signé par le client pour qu’il lui soit véritablement opposable. Il doit également indiquer ce qui est livré. Pour les services il existe d’autres documents comme les PV de réceptions qui doivent également être approuvés par le client.

Vous devez gérer les limites de crédit de vos clients

Le factor (la banque) souhaite que vous disposiez d’une assurance crédit. Si vous n’en avez pas il vous proposera la sienne. Dans tous les cas il attache beaucoup d’importance à l’existence de limites de crédit, remises à jour régulièrement. Ces limites de crédit doivent être bloquantes. Cela signifie que quand l’encours du client plus ses commandes dépassent la limite, les commandes sont bloquées par défaut. Il vous faut donc agir et prendre une décision : revoir le plafond (temporairement ou sur une plus longue durée), lui demander de régler les factures non payées, lui faire payer d’avance, ou attendre que son encours baisse.

La gestion de la relance des clients est également très importante

La banque s’intéresse au taux d’échus (les factures non réglées à la date d’échéance) et à leur répartition dans le temps. Il est fréquent de trouver des retenues du factor pour les créances dont le retard dépasse 60 jours. Vous devez donc organiser votre relance de façon efficace. Elle doit être rapide et soutenue. Faites de la relance avant échéance dans toute la mesure du possible, car plus tôt vous identifierez les litiges, plus vous serez à même de les régler à la satisfaction du client.

Le constat qui peut donc être fait, c’est qu’il est essentiel de bien gérer son poste client pour être dans la meilleure position possible pour négocier avec son factor. Cela aura également une incidence directe sur le coût de l’affacturage, à la fois car cela diminuera les rétentions du factor, et parce que vous ferez rentrer plus rapidement l’argent de vos clients. Vous diminuerez ainsi votre recours à l’affacturage.

Le conseil qui peut être donné est de toujours revoir ses procédures clients avant de s’engager dans un contrat d’affacturage. Comme de toute façon elles sont essentielles pour la santé financière de votre entreprise, il ne faut pas hésiter à recourir à un expert connaissant à la fois les problématiques du poste client et les attentes des banques.

À propos de l'auteur
michel pivot
Michel PIVOT
Fondateur de DAF Evolution
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