A 100 % dans l’instant présent pour gagner du temps

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     25/01/13    
Catherine Barba
Interview de Catherine Barba, serial-entrepreneure, fondatrice de Cashstore et Malinea, ancienne directrice générale de la Digital Commerce Factory, aujourd’hui à la tête de Catherine Barba Group.

Avez-vous dû apprendre à bien gérer votre temps ? 

Mon problème, c’est que je suis quelqu’un de très multitâches. C’est un travers que je rencontre d’ailleurs chez beaucoup de professionnels du monde du digital. Mon défi, c’est d’arriver à être pleinement à ce que je fais ici et maintenant, et à ne pas penser en même temps au rendez-vous suivant ou au email que je dois envoyer. C’est une discipline que je m’impose. J’ai appris des exercices qui m’aident à chasser de mon esprit toutes les pensées « polluantes » dans le livre Le pouvoir du moment présent de Eckhart Tolle. Je me force à avoir une attention totale de mon interlocuteur, d’abord car c’est très désagréable de voir qu’on parle à quelqu’un qui pense à autre chose, puis parce que c’est la seule façon d’être vraiment efficace. Pour moi, apprendre à gérer mon temps c’est m’efforcer d’être à 100 %, à 1000 % là où je suis, au moment présent. Sans cela on ne peut pas réellement aller au fond des choses.

Estimez-vous que vous gérez bien votre temps ?

Oui, je considère que je gère bien mon temps parce que j’arrive à mener de front dix mille choses en même temps, sans devenir schizophrène ! Aujourd’hui, je suis investie sur cinq projets importants et, pour chacun, je sais exactement à quel moment du projet j’en suis et ce qu’il faut faire pour passer à l’étape suivante. Ça ne me dérange pas non plus d’avoir cinq rendez-vous dans la même journée. J’ai habitué mon corps et mon esprit à ce rythme là. Le meilleur indicateur pour savoir si l’on gère bien son temps, c’est de voir si on arrive à des résultats et si on ne rend pas malheureux les gens autour de soi. J’espère que j’arrive à faire les deux…

Avez-vous des astuces pour optimiser votre temps ?

Il n’y a rien de secret ni de magique dans la gestion du temps : la clé c’est de faire des listings de priorités quotidiennes. Personnellement je me fais un programme précis de toutes les tâches que je dois réaliser, en saucissonnant la journée par activités. Chaque matin je sais exactement ce que je dois faire dans la journée pour chaque heure et je m’y tiens. Si un créneau horaire alloué à une tâche est terminé, même si je n’ai pas fini, je passe à la chose suivante et je reprogramme plus tard une plage horaire pour finir la tâche. 

Comment organisez-vous votre planning de la journée ? 

Je constitue mon planning une fois par semaine. Au fur et à mesure, je barre ce qui a été fait et incrémente de nouvelles tâches. Et chaque soir, ou le matin au réveil, je prends connaissance de ce qui m’attend le lendemain, j’essaie de visualiser ma journée. La visualisation est une excellente technique d’efficacité que j’ai apprise dans le livre The power of habits de Charles Duhigg. L’auteur explique une méthode qui a été conseillée au nageur Michael Phelps par son coach. La veille d’une course, il visualise sa journée du lendemain et notamment la course qu’il va réaliser, puis fait de même en se réveillant. Je ne suis pas une athlète mais je pense qu’il y a de nombreuses similitudes entre la vie professionnelle et le sport de haut niveau. Donc j’essaie d’appliquer cette méthode, en visualisant chaque étape de ma journée la veille au soir et le matin. Cela me permet de mieux séquencer la journée qui m’attend. J’ai observé que cette méthode m’apportait de la rigueur dans la gestion de mon temps. 

Utilisez-vous des outils high-tech pour gagner du temps ?

Je n’utilise que le calendrier de mon smartphone. Je rentre tous mes rendez-vous et mes plages de travail dans le calendrier Outlook synchronisé à mon mobile. Un quart d’heure avant le créneau horaire, je reçois une alerte. Je sais comme cela quelle est la prochaine tâche que je dois faire : travailler sur tel client, réfléchir à telle problématique, faire de la veille…

Comment faites-vous pour ne pas être submergée par le traitement des emails ? 

La chance inouïe, que j’ai, est que désormais je travaille seule et que je n’ai plus d’équipe. Cela me permet enfin de ne plus être mise en copie de tonnes d’emails chaque jour ! Dans ma précédente société, un groupe de 1 500 personnes, je recevais au moins 300 emails par jour, dont simplement 10 % me concernaient directement. Je suis farouchement opposée au système de emails multidestinataires : chacun pense que les autres vont se charger de la question et, au final, personne ne traite l’information. Je me suis également désabonnée de toutes les newsletters que je recevais chaque jour pour respirer un peu. Les emails, c’est un fléau ! J’essaie d’en envoyer le moins possible et de plutôt appeler les gens.

Et justement, comment gérez-vous le téléphone ?

Je ne me sens pas submergée par le téléphone. J’écoute mes messages régulièrement entre deux rendez-vous. Et je ne réponds pas aux numéros que je ne connais pas. 

Essayez-vous d’optimiser votre temps dans les transports ?

Oui, j’ai arrêté de conduire et préfère désormais me déplacer en taxis où je peux lire, ou passer des coups de fil (toujours après avoir demandé au chauffeur si cela ne le dérange pas).

Avez-vous l’impression que l’utilisation des réseaux sociaux vous fait perdre du temps ?

Je n’utilise que Twitter qui représente pour moi le guichet unique de toutes les sources d’information de mon secteur. Grâce à Twitter, je n’ai plus besoin de recevoir des push des médias et de chercher l’information sur de nombreux sites. Au final, je ne peux pas dire si Twitter me fait gagner ou perdre du temps… Mais ce que je sais c’est que c’est pour moi une vrai addiction dont il faut que je me détoxifie !

Réussissez-vous à équilibrer votre temps entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle ?

Absolument ! Parce que je me souviens tous les jours que la vie est courte et que ma vraie vie ce n’est pas l’efficacité, le travail… Ma vraie vie c’est mon mari, ma fille, mes amis et mes parents. C’est ça la vraie aventure que je veux réussir dans ma vie ! Donc j’y fais très attention, même si ça n’a pas toujours été le cas. Avant, je faisais des nuits blanches à répétition pour travailler et je me suis rendu compte que, au-delà de compromettre ma santé, cela rendait des gens malheureux autour de moi. J’avais perdu de vue quel était l’essentiel. Aujourd’hui, je m’efforce de ne plus travailler le soir ni le week-end. Je prends le temps de partir dans la nature avec ma famille et de lire pour recharger mon énergie.

3 conseils pour optimiser son temps

1. Exercez-vous à être à 100 % à ce que vous faites quand vous le faites. Ne pas avoir l’esprit qui vagabonde fait vraiment gagner du temps.
2. Envoyez moins d’emails pour en recevoir moins ! Ou dites aux gens de ne pas vous mettre en copie.
3. Visualisez votre journée du lendemain avant de vous coucher, puis le matin en vous levant.